Baza de date Microsoft Acces

2x puncte

categorie: Informatica

nota: 7.73

nivel: Liceu

Microsoft Access 2003 este aplicația de management al bazelor de date pusă la dispoziție de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite să stocăm și să administrăm volume mari de date, organizate în unități numite înregistrări. O bază de date Access constă din următoarele obiecte:

• Tabele – conțin toate înregistrările
• Interogări [...]
DOWNLOAD REFERAT

Preview referat: Baza de date Microsoft Acces

Microsoft Access 2003 este aplicația de management al bazelor de date pusă la dispoziție de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite să stocăm și să administrăm volume mari de date, organizate în unități numite înregistrări. O bază de date Access constă din următoarele obiecte:

• Tabele – conțin toate înregistrările
• Interogări – localizează înregistrări specifice
• Formulare – afișează înregistrările din tabele, una cîte una
• Rapoarte – tipăresc loturi de înregistrări
• Pagini de acces la date – pun la dispoziție date prin intermediul paginilor Web
• Macrocomenzi – acțiuni automate uzuale
• Module – stochează declarații si proceduri Visual Basic, care ne permit să scriem programe pentru bazele de date, astfel încât acestea să poată interacționa cu alt software.

Utilitarele de asistență din aplicația Access asigură un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor și interogărilor.

Prezenta lucrare conține 5 paragrafe.

§ 1 conține noțiuni de baze de date,tipuri BD. O bază de date (BD) reprezintă o colecție de date integrată, anume structurată și dotată cu o descriere a structurii și a relațiilor dintre date.
§ 2 conține caracteristica generală a SGBD Access.
§ 3 conține tabelele Access ,care în baza lor se definesc celelalte clase de obiecte.
§ 4 conține funcții Access.

Ultimul § conține interogări Access care include și subpunctele interogări de selecție,de sortare, de actualizare a datelor,de excludere a înregistrărilor, de grupare și totalizare și interogări încrucișate.

...

§.3 Tabele Access.

Crearea unui tabel

După ce am deschis o bază de date , eveniment confirmat prin apariția ferestrei cu cele 7 clase de obiecte (fig.4) , putem crea diferite obiecte în oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros și Modules se definesc în baza tabelelor, acestea (tabelele) trebuie create în primul rînd. Cu alte cuvinte, dacă o BD nu conține cel puțin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsită de sens.

Pentru a crea un tabel nou ,de exemplu, Comenzi, selectăm clasa de obiecte Tables, apoi acționăm butonul . Caseta de dialog New Table care apare (fig.5) ne oferă 5 moduri de definire a structurii tabelului.

Figura.5 Moduri de definire a structurii unui tabel

Dacă selectăm opțiunea Design View și acționăm butonul OK, obținem o fereastră
(fig.6) în care definim cîmpurile tabelului și caracteristicile lor.

Caracteristicile cîmpurilor

Pentru fiecare cîmp al tabelului se specifică 3 caracteristici, și anume:

• Field Name (denumirea cîmpului, obligatoriu);
• Data Type (tipul cîmpului, obligatoriu);
• Description (descrierea cîmpului, opțional).

Pentru comoditate, denumirile cîmpurilor se introduc pe verticală, urmînd ca în regimul de introducere a datelor Datasheet View denumirile cîmpurilor să-și ocupe pozițiile obișnuite (pe orizontală). Regimul Design View nu permite introducerea înregistrărilor în tabel, ci doar descrierea cîmpurilor care alcătuiesc tabelul.

Denumirea cîmpului poate conține diferite caractere, inclusiv spații, cu excepția unor semne speciale ( ".", "!" ș.a.). În caz de necesitate, denumirea poate conține semnul "_" (subliniere). Lungimea denumirii cîmpului (împreună cu spațiile) nu poate depăși 64 de caractere.

Exemple: autorul;Id_ țării; locul_ de_ muncă; LoculDeMuncă; Locul de Muncă.

Tipul cîmpului poate fi unul din următoarele:

• Text - pentru texte sau numere care nu vor fi folosite în calcule;
• Memo - pentru texte lungi (biografia autorului, rezumatul cărții etc.).
• Number - pentru numere care vor fi folosite în calcule;
• Date/Time - pentru date calendaristice;
• Currency - pentru valori bănești;
• AutoNumber - pentru numere întregi care își măresc în mod automat valorile (numărul de ordine, de exemplu);
• Yes/No - pentru valori logice care pot lua numai două valori: Yes (adevăr), No (fals);
• OLE Object - pentru imagini (fotografia autorului), sunete (imnul țării).
• Hyperlink - pentru adrese Hyperlink. Valorile acestui cîmp pot fi adrese Internet (de exemplu, www.google.com) sau locații (calea spre un fișier
sau dosar din calculator)
• Lookup Wizard - reprezintă, de fapt, nu un tip de date, ci o proprietate a cîmpului prin care valorile lui pot fi selectate din alt tabel. Acest mod de abordare simplifică procedura introducerii valorilor cîmpului și, în plus reduce riscul comiterii unor erori.

Pentru a schimba tipul cîmpului (implicit tipul este Text), trecem în coloana Data Type (fig.6) și din lista derulantă alegem tipul dorit. Apoi trecem (dacă e cazul) în coloana Description, pentru a introduce note explicative, sau în rîndul următor, pentru descrierea altui cîmp.

Stabilirea cheilor primare

Dacă valorile unui cîmp sunt unice (nu se repetă), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidentală a două valori identice. Această procedură poartă denumirea de stabilire a cheii primare, în cazul tabelului CITITORI, cheia primară poate fi stabilită pe cîmpul IdCarte, pentru a exclude eventualitatea repetării identificatorului cărții (în bibliotecă nu pot exista două cărți cu același identificator).

Cheia primară poate fi stabilită și pe cîteva cîmpuri. Pentru a stabili cheia primară, selectăm cîmpul respectiv, apoi executăm un clic pe butonul din bara cu instrumente. Ca rezultat, în partea din stînga a cîmpului respectiv apare semnul cheii (vezi fig. 6).

După încheierea procedurii de descriere a cîmpurilor și de stabilire a cheii primare, salvăm tabelul (descrierea lui), selectînd comanda Save din meniul File și indicînd numele tabelului. Dacă nu am stabilit o cheie primară (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va avertiza, sugerîndu-ne stabilirea cheii pe un cîmp de tip AutoNumber. Pentru a confirma, acționăm butonul Yes. În acest caz sistemul stabilește automat cheia primară pe un cîmp AutoNumber (dacă el există) sau creează suplimentar un asemenea cîmp (dacă el nu există), stabilind pe el cheia primară. Pentru a renunța la stabilirea cheii primare, acționăm butonul No.

Proprietățile cîmpurilor

În afară de tipul cîmpului, putem stabili și unele proprietăți ale sale, cum ar fi mărimea (lungimea), numărul cifrelor zecimale, formatul datei calendaristice etc. Fiecare tip de date are proprietăți prestabilite, dar ele pot fi modificate, executînd un clic pe cîmpul respectiv (fig. 6, partea de sus) și modificînd valorile prestabilite care apar în partea de jos.

Cîmpurile de tip Text pot avea lungimi cuprinse între l și 255 de caractere. Implicit, mărimea cîmpului este de 50, dar ea poate fi modificată în limitele amintite, în funcție de lungimea maximă preconizată a valorilor cîmpului respectiv. Astfel, pentru IdCarte (identificatorul cărții), modificăm mărimea cîmpului din 50 (valoarea prestabilită) în 8 (valoarea necesară). La fel procedăm și cu caracteristicile altor cîmpuri.

Menționăm și cu această ocazie, că pentru cîmpurile ce conțin numai valori numerice (identificatori numerici), care nu vor fi folosite în calcule, vom prefera tipul Text în locul tipului Number. Acest mod de abordare va facilita ulterior căutarea informației în baza de date.

Cîmpurile de tip Number au lungimi diferite în funcție de opțiunea specificată pentru proprietatea Field Size.
Opțiunea implicită pentru cîmpurile de tip Number este, de regulă, Single, dar ea poate fi modificată, utilizînd comanda Options din meniul Tools. Pentru cîmpurile de tip Number poate fi stabilită și proprietatea Format, în care specificăm modul de afișare a valorilor (numărul cifrelor zecimale etc.).

Cîmpurile de tip Date/Time au lungimi variabile în funcție de formatul datei/orei specificat pentru proprietatea Format a cîmpului. De altfel, formatul de reprezentare a datelor calendaristice, la fel ca și delimitatorii dintre dată, lună și an, pot să difere de cele utilizate în această lucrare. Reprezentarea datelor ține de modul în care a fost personalizat sistemul Windows.

Pentru a schimba formatul de reprezentare a datelor calendaristice (dar și a orei, a numerelor și a valutei), este necesar de a efectua setările respective, utilizînd aplicația Regional Options din meniul Control Panel al meniului de bază Start.

Remarcă: Dacă anul este indicat cu 2 cifre, Access îl interpretează astfel:
pentru valorile din intervalul 00-29 se subînțelege anii 2000-2029; pentru valorile din intervalul 30-99 se subînțelege anii 1930-1999.

Cîmpurile de tip logic (Yes/No) ocupă în memoria calculatorului un octet și pot fi reprezentate în 4 moduri, în funcție de opțiunea specificată pentru proprietatea Format a acestui cîmp, și anume: Yes/No, True/False, On/Off, -1/0. În ultimul caz valoarea - l corespunde stării True (adevăr), iar valoarea 0 - stării False (fals).

Specificarea valorilor prestabilite

Dacă o bună parte din valorile unui cîmp se repetă frecvent (de exemplu, în cazul cînd majoritatea cititorilor au studii superioare), putem specifica o valoare prestabilită (implicită) a cîmpului respectiv. Valoarea prestabilită (în cazul nostru "super") se specifică pentru proprietatea Default Value a cîmpului. In procesul introducerii datelor sistemul atribuie cîmpului valoarea prestabilită în mod automat, utilizatorul urmînd să modifice doar valorile care diferă de cea prestabilită.

Stabilirea unor condiții de validare

Pentru a diminua riscul introducerii unor valori greșite, putem stabili condiții (reguli) de validare pentru valorile cîmpurilor respective. Regulile de validare se stabilesc pentru proprietatea Validation Rule a cîmpului. Totodată, pentru proprietatea Validation Text se specifică mesajul care trebuie să fie afișat în cazul nerespectării regulii. Astfel, dacă se știe că prețul cărților nu depășește valoarea 200, specificăm pentru proprietatea Validation Rule a cîmpului Preț condiția <=200, iar pentru proprietatea Validation Text -mesajul "Prețul cărții nu poate fi mai mare de 200 de lei.

Reintroduceți prețul cărții. La fel, data împrumutului/restituirii cărții nu poate depăși data curentă, astfel că pentru cîmpurile DataImpr și DataRestit putem stabili condiția <=Date() pentru proprietatea Validation Rule. Mesajul specificat pentru proprietatea Validation Text va fi și el adecvat. In fiecare din situațiile descrise vor fi afișate mesajele respective în cazul introducerii unor valori care nu corespund condițiilor de validare stabilite în procesul definirii cîmpurilor.

Modificarea descrierii unui tabel

În cazul cînd apare necesitatea modificării descrierii inițiale a unui tabel (adăugarea sau excluderea unuia sau mai multor cămpuri, schimbarea ordinii, modificarea unor caracteristici etc), deschidem tabelul respectiv în regimul Design View și efectuăm modificările necesare după cum urmează (în orice consecutivitate):

a) Modificarea denumirii cîmpului. Executăm un clic pe denumirea cîmpului și efectuăm schimbările necesare.

b) Adăugarea unui cîmp. Marcăm cîmpul, înaintea căruia trebuie inserat noul cîmp. Pentru aceasta executăm un clic în partea stîngă a rîndului respectiv, acesta schimbîndu-și culoarea. Apoi executăm comanda Insert Row din meniul Edit.

c) Excluderea unui cîmp. Marcăm cîmpul ca în cazul precedent, apoi apăsăm tasta Delete. Confirmăm acțiunea prin OK.

d) Schimbarea ordinii (deplasarea) cîmpurilor. Marcăm cîmpul care urmează a fi deplasat, apoi, ținînd apăsat butonul stîng al mouse-ului, deplasăm cîmpul dat peste cîmpul, înaintea căruia dorim să fie situat.

e) Schimbarea caracteristicilor. Executăm un clic pe rîndul în care este definit cîmpul, apoi stabilim caracteristicile cîmpului în modul descris în paragrafele precedente. În cazul în care în tabel au fost introduse date,modificarea caracteristicilor cîmpurilor tabelului poate implica denaturarea informației. Astfel, dacă micșorăm lungimea unui cîmp de tip Text, este posibilă trunchierea (din dreapta) a datelor. Modificarea tipului cîmpului poate avea, de asemenea, consecințe nedorite. Din această cauză ne vom strădui să definitivăm proprietățile cîmpurilor înainte de a introduce valori în tabel.

f) Adăugarea sau anularea unei chei primare. În caz de necesitate, putem adăuga sau anula una sau mai multe chei primare. Pentru a schimba cheia primară de pe un cîmp pe altul, selectăm cîmpul nou, apoi acționăm butonul din bara cu instrumente. Pentru a stabili cheia primară pe cîteva cîmpuri , le selectăm, apoi acționăm același buton. Pentru a anula una sau mai multe chei primare, executăm comanda Indexes din meniul View, apoi în caseta care se deschide selectăm cîmpurile respective și apăsăm tasta Delete.
DOWNLOAD REFERAT
« mai multe referate din Informatica

CAUTA REFERAT

TRIMITE REFERAT CERE REFERAT

Nu ai gasit ce cautai? Incearca atunci pe

Click aici
Referatele si lucrarile oferite de E-referate.ro au scop educativ si orientativ pentru cercetare academica.